« 映画『ハリー・ポッターと死の秘宝 PART2』 | トップページ | まるみ流デスクトップ整理術 »

2012.01.31

まるみ流メール整理術

映画『ハリー・ポッターと死の秘宝 PART2』の記事に応援クリックしてくださった皆さん、どうもありがとうございます。m(__)m 病み上がりでしたので、オフィスでは半袖Tシャツの上に半袖のカーディガンを羽織って仕事をしました。最初はそれでちょうど良かったのですが、そのうち暑くなり、いつものように半袖Tシャツに戻りました。寒気を感じなかったということは、元気になったと思って良いのでしょうね。

 今やメールは私たちにとって欠かせないコミュニケーションツールとなっている。ビジネスでもメールを活用している人たちならば、すべてのメールを一つの受信箱(あるいはInBox)に貯め込んでしまわずに、メールソフト内にいくつものフォルダを作成して、それぞれのフォルダにFromアドレスごとのメールを振り分けている人も少なくないだろう。かくいう私もそうである。

私が愛用しているメールソフトの画面。Fromアドレスごとに振り分けている

 メールの受信と同時にメールの振り分け機能が働くので、届いたメールは直ちにしかるべきフォルダへと振り分けられる。例えば、ガンモからメールが届いた場合は、「ガンモ」フォルダへと直ちに振り分けられるようになっているのだ。未読の状況も、振り分けられたフォルダ単位に管理できるので、大切なメールが他の未読メールに埋もれてしまうようなことはない。

 私の場合、このフォルダ振り分け機能を更に発展させて、自分自身が発信または返信したToアドレスのメールも振り分けの条件に加え、Fromアドレスで振り分けているのと同じフォルダに振り分けできるように設定している。例えば、ガンモにメールを発信または返信した場合、私の発信または返信したメールが「ガンモ」フォルダに振り分けられるように設定しているのだ。そうすることで、メールをスレッド表示させて管理できるようになる。

自分が発信したメールもフォルダごとに振り分けておき、フォルダ内のメールはスレッド表示させておく

 スレッド表示とは、掲示板などでは良く利用される表現だが、関連性のある話題が繋がって見える表示方法である。掲示板でもメールでもそうだが、新規発言ではなく、返信という形で書き込まれたものに対して、次々にスレッドがぶら下がるようになっている。

 スレッド表示にすると何がいいかというと、特にビジネスにおいては、話の流れを把握できるということである。もちろん、プライベートで交わすメールにおいても、このスレッドがいつまでも繋がり続けている場合、互いにメールを返信し合っているということなので、コミュニケーションにおける相性がいいことになる。日常会話と同じように、コミュニケーションの相性が良くなければ、メールのスレッドも途切れがちだったり、何かイベントがあるときにだけ限定してメールを交わすことになったりする。

 私が思うに、ここ最近のコミュニケーションは、自分からの発信はできているものの、相手が発信したことに対してちゃんと返信できていないように思う。相手から届いた返信内容が心地好くなければスレッドは途切れる。届いたメールや、こちらが発信または返信したメールの流れをスレッド表示にしてみるだけでも、その人との関わりが見えて来るのだ。

※皆さん、いつもたくさんの応援クリックをありがとうございます。m(__)m メールベースではなく、電話や実際に会うという方法で人と関わっている場合は、スレッドは繋がりませんね。その場合、メールで交わす内容も、ひどく簡単なものになっているかもしれませんが、決して相性が良くないというわけではありませんね。(苦笑)

人気blogランキングには、もともとブログの書籍化を夢見て参加させていただきました。まだまだほど遠いですが、私の夢を応援してくださると、大変うれしく思います。
↓↓↓↓↓↓

哲学・思想[人気blogランキング]に

|

« 映画『ハリー・ポッターと死の秘宝 PART2』 | トップページ | まるみ流デスクトップ整理術 »

トラックバック

この記事のトラックバックURL:
http://app.cocolog-nifty.com/t/trackback/18521/53874493

この記事へのトラックバック一覧です: まるみ流メール整理術:

« 映画『ハリー・ポッターと死の秘宝 PART2』 | トップページ | まるみ流デスクトップ整理術 »